Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới

Ngay khi doanh nghiệp có người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc cho người lao động. Đây là nghĩa vụ pháp lý quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường chậm trễ hoặc thực hiện chưa đúng quy trình, dẫn đến bị truy thu và xử phạt. Bài viết hướng dẫn đầy đủ các bước đăng ký BHXH lần đầu.

Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, kể cả hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng, đều thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm cả bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Hợp đồng lao động đã ký với người lao động (bản sao hoặc bản chính tùy yêu cầu cơ quan BHXH).
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT của từng người lao động (Mẫu TK1-TS).

Nơi nộp và hình thức nộp

Hồ sơ được nộp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện/quận nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, phần mềm kê khai BHXH điện tử – đây là hình thức được khuyến khích để rút ngắn thời gian xử lý.

Thời hạn đăng ký

Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng. Nếu chậm đăng ký, doanh nghiệp có thể bị truy thu số tiền BHXH phải đóng cho khoảng thời gian chậm và bị xử phạt vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội.

Mức đóng BHXH theo lương tối thiểu vùng 2026

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng bình quân 7,2% so với trước, cụ thể: Vùng I 5.310.000 đồng/tháng, Vùng II 4.730.000 đồng/tháng, Vùng III 4.140.000 đồng/tháng, Vùng IV 3.700.000 đồng/tháng. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tương ứng với địa bàn doanh nghiệp hoạt động, do đó doanh nghiệp cần rà soát lại thang bảng lương để đảm bảo tuân thủ khi bước sang năm 2026.

Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN

Tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc (bao gồm cả phần doanh nghiệp và người lao động) hiện ở mức phổ biến khoảng 32% quỹ lương tham gia, trong đó doanh nghiệp đóng phần lớn hơn. Doanh nghiệp nên tham khảo tư vấn cụ thể để tính đúng chi phí nhân sự khi lập kế hoạch tài chính, đặc biệt khi mức lương tối thiểu vùng tăng sẽ kéo theo mức đóng bảo hiểm cho nhóm lao động hưởng lương thấp cũng tăng theo.

Câu hỏi thường gặp

• Doanh nghiệp chỉ có 1-2 nhân viên có bắt buộc đóng BHXH không?
  Trả lời: Có, quy định về BHXH bắt buộc không phân biệt theo quy mô doanh nghiệp, chỉ căn cứ vào loại hợp đồng lao động đã ký.
• Không đăng ký BHXH đúng hạn bị phạt như thế nào?
  Trả lời: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH theo mức tương ứng với số lao động vi phạm, đồng thời phải truy đóng bổ sung cho khoảng thời gian chậm trễ.

Kế Toán An Phúc hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH lần đầu đúng hạn, đúng quy định, đồng thời tư vấn xây dựng thang bảng lương phù hợp với mức lương tối thiểu vùng 2026.