Trong quá trình quản lý thuế theo hướng dựa trên dữ liệu và rủi ro (theo tinh thần Luật Quản lý thuế 2025), cơ quan thuế ngày càng chủ động gửi công văn yêu cầu doanh nghiệp giải trình khi hệ thống phát hiện các dấu hiệu bất thường trong kê khai, ví dụ như doanh thu tăng đột biến, chi phí không tương xứng với doanh thu, hoặc có giao dịch với đơn vị thuộc diện rủi ro cao. Nhận được công văn này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chắc chắn sai phạm, nhưng cách xử lý đúng đắn sẽ quyết định mức độ rủi ro tiếp theo.
Vì sao doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình?
- Số liệu kê khai có biến động bất thường so với các kỳ trước hoặc so với trung bình ngành.
- Có giao dịch với đơn vị đã được cơ quan thuế xác định là doanh nghiệp rủi ro cao, đơn vị ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh.
- Chênh lệch giữa số liệu kê khai thuế GTGT và thuế TNDN không hợp lý.
- Hóa đơn đầu vào/đầu ra có dấu hiệu bất thường về giá trị hoặc tần suất.
Các bước xử lý khi nhận được công văn giải trình
- Bước 1: Đọc kỹ nội dung công văn, xác định rõ vấn đề cụ thể mà cơ quan thuế đang yêu cầu giải trình – không nên hoảng loạn hay bỏ qua.
- Bước 2: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến nội dung được yêu cầu, đối chiếu với sổ sách kế toán để xác định bản chất của vấn đề.
- Bước 3: Chuẩn bị văn bản giải trình kèm đầy đủ tài liệu chứng minh (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận hàng hóa…).
- Bước 4: Nộp văn bản giải trình đúng thời hạn quy định trong công văn – thường là trong một khoảng thời gian ngắn, cần lưu ý không được để quá hạn.
- Bước 5: Nếu vấn đề phức tạp, cân nhắc mời đơn vị tư vấn thuế có kinh nghiệm cùng làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
Những sai lầm cần tránh
- Phớt lờ hoặc chậm trễ phản hồi công văn – có thể khiến cơ quan thuế chuyển sang diện thanh tra, kiểm tra chính thức thay vì chỉ dừng ở giải trình.
- Giải trình qua loa, không kèm chứng từ cụ thể, dễ khiến cơ quan thuế không chấp nhận và tiếp tục yêu cầu bổ sung nhiều lần.
- Tự ý điều chỉnh số liệu kê khai mà không có căn cứ rõ ràng, có thể tạo thêm mâu thuẫn với hồ sơ đã nộp trước đó.
Khi nào nên nhờ đơn vị tư vấn thuế hỗ trợ?
Nếu công văn yêu cầu giải trình liên quan đến số liệu phức tạp, nhiều kỳ tính thuế, hoặc doanh nghiệp không có đủ nhân sự kế toán có kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế, nên chủ động tìm đến đơn vị tư vấn thuế để được hỗ trợ soạn thảo văn bản giải trình, chuẩn bị hồ sơ và thậm chí đại diện làm việc trực tiếp với cán bộ thuế – giúp tăng khả năng giải trình thành công và giảm nguy cơ bị chuyển sang diện thanh tra.
Câu hỏi thường gặp
- Không giải trình được có bị phạt ngay không?
Trả lời: Nếu giải trình không thuyết phục hoặc doanh nghiệp thực sự có sai sót trong kê khai, cơ quan thuế có thể ra quyết định kiểm tra, thanh tra và xử lý theo kết quả kiểm tra thực tế, kèm theo truy thu và xử phạt nếu phát hiện vi phạm. - Công văn giải trình có phải là quyết định thanh tra thuế không?
Trả lời: Không. Đây thường là bước đầu trong quy trình quản lý rủi ro, nếu giải trình hợp lý và có căn cứ, doanh nghiệp có thể không cần trải qua thanh tra chính thức.
Kế Toán An Phúc có kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo văn bản giải trình và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế trong các tình huống rủi ro. Liên hệ ngay khi nhận được công văn để được tư vấn hướng xử lý kịp thời.
Hỗ trợ giải đáp