Từ khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP điều chỉnh và siết chặt mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế, các lỗi tưởng như nhỏ trong quá trình lập hóa đơn điện tử có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt hơn trước. Dưới đây là 7 sai sót phổ biến nhất mà kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
1. Lập hóa đơn không đúng thời điểm
Đây là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt ở các doanh nghiệp có thói quen gộp hóa đơn cuối tháng thay vì xuất ngay khi phát sinh giao dịch. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ kinh doanh thông thường có thể bị phạt từ 30 đến 70 triệu đồng.
2. Không xuất hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng hàng không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn. Thực tế, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ vẫn phải lập hóa đơn, nếu không sẽ bị xử phạt theo số lượng hóa đơn thiếu (từ phạt cảnh cáo đến 10 triệu đồng tùy số lượng).
3. Sai thông tin người mua trên hóa đơn
Ghi sai mã số thuế, tên đơn vị mua hàng khiến hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho bên mua, đồng thời có thể bị coi là hóa đơn không hợp lệ khi thanh tra, kiểm tra.
4. Sai đơn giá, thuế suất GTGT áp dụng
Việc áp dụng nhầm thuế suất GTGT (ví dụ 8% thay vì 10% hoặc ngược lại) cho từng nhóm hàng hóa, dịch vụ không chỉ khiến số thuế kê khai sai mà còn có thể bị truy thu kèm tiền chậm nộp khi cơ quan thuế rà soát.
5. Không điều chỉnh, thay thế hóa đơn đúng quy trình khi phát hiện sai sót
Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy trình quy định (kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên nếu cần), không được tự ý sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc hoặc hủy hóa đơn không đúng quy định.
6. Chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử về cơ quan thuế
Với hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu, việc gửi dữ liệu chậm hoặc gián đoạn kết nối kéo dài mà không có lý do chính đáng có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ về hóa đơn điện tử.
7. Sử dụng hóa đơn của đơn vị đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh
Đây là rủi ro lớn nhất về mặt giá trị pháp lý: nếu doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào từ đơn vị đã bị cơ quan thuế thông báo ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, hóa đơn đó có thể không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí hợp lý, dẫn đến bị truy thu và phạt bổ sung.
Cách phòng tránh
- Xuất hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch, không chờ gộp cuối kỳ.
- Tra cứu mã số thuế của đối tác trước khi giao dịch để tránh nhận hóa đơn của đơn vị có rủi ro cao.
- Định kỳ rà soát lại toàn bộ hóa đơn đã xuất, đối chiếu với hợp đồng, chứng từ thanh toán.
- Đào tạo lại nhân viên bán hàng, kế toán về quy trình lập, điều chỉnh, thay thế hóa đơn đúng chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
- Phát hiện hóa đơn sai sót sau khi đã kê khai thuế thì xử lý thế nào?
Trả lời: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, đồng thời kê khai bổ sung tờ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót nếu số liệu thuế bị ảnh hưởng.
Kế Toán An Phúc cung cấp dịch vụ rà soát rủi ro hóa đơn định kỳ, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý sai sót trước khi bị cơ quan thuế kiểm tra, tránh các khoản phạt không đáng có.
Hỗ trợ giải đáp