Hoàn thuế GTGT: điều kiện, hồ sơ, thời gian giải quyết

Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) là việc Ngân sách Nhà nước trả lại cho doanh nghiệp số tiền thuế GTGT đầu vào đã nộp nhưng chưa được khấu trừ hết, hoặc số thuế đã nộp thừa, hoặc số thuế thuộc đối tượng được hoàn theo quy định pháp luật. Đây là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp xuất khẩu hoặc đang trong giai đoạn đầu tư – thu hồi nguồn vốn, giảm áp lực tài chính và duy trì dòng tiền ổn định.

Các trường hợp được hoàn thuế GTGT

Theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT, các trường hợp được hoàn thuế phổ biến bao gồm: doanh nghiệp có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu; doanh nghiệp có dự án đầu tư mới đang trong giai đoạn đầu tư chưa phát sinh doanh thu; cơ sở kinh doanh sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế suất 5%; trường hợp giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu, chấm dứt hoạt động có số thuế GTGT nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ hết.

Điều kiện để được hoàn thuế

• Là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Lập và lưu giữ sổ kế toán, chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
• Có tài khoản tiền gửi ngân hàng đăng ký khớp đúng với mã số thuế của cơ sở kinh doanh.
• Đáp ứng đầy đủ quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không thuộc trường hợp không đủ điều kiện khấu trừ.
• Có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết hoặc số thuế đã nộp thừa đạt mức tối thiểu theo quy định (thường từ 300 triệu đồng trở lên trong kỳ hoặc lũy kế 12 tháng liên tục, tùy từng trường hợp cụ thể).

Một điểm đáng chú ý: từ 01/01/2026, quy định đã bãi bỏ điều kiện yêu cầu người bán phải kê khai, nộp thuế GTGT của hóa đơn đã xuất thì cơ sở kinh doanh mua hàng mới được xét hoàn thuế – đây là nút thắt được tháo gỡ, giúp khơi thông dòng vốn cho doanh nghiệp mà không phải phụ thuộc vào việc tuân thủ của bên bán.

Hồ sơ hoàn thuế GTGT cần chuẩn bị

• Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu quy định.
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào liên quan đến số thuế đề nghị hoàn.
• Tờ khai thuế GTGT có đề nghị hoàn thuế của kỳ tính thuế tương ứng.
• Các giấy tờ chứng minh liên quan đến trường hợp hoàn thuế cụ thể (hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu; giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án đầu tư mới…).

Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế phải gửi thông báo chấp nhận hồ sơ hợp lệ hoặc thông báo hồ sơ không đúng thủ tục, không thuộc diện được hoàn thuế. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, tùy vào việc hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước – kiểm tra sau hay kiểm tra trước – hoàn thuế sau mà thời gian xử lý và mức độ rà soát thực tế sẽ khác nhau.

Lưu ý về hóa đơn đầu vào để không bị từ chối hoàn thuế

Việc rà soát tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào ngày càng chặt chẽ, mọi sai sót về hình thức hoặc kỹ thuật trên hóa đơn điện tử đều có thể dẫn đến hóa đơn bị loại khỏi hồ sơ hoàn thuế. Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát hóa đơn đầu vào, đảm bảo khớp đúng thông tin người mua – người bán, mã số thuế, và tránh nhận hóa đơn từ các đơn vị có dấu hiệu rủi ro cao (ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh).

Câu hỏi thường gặp

• Doanh nghiệp mới thành lập, đang đầu tư chưa có doanh thu có được hoàn thuế không?
  Trả lời: Có, đây là một trong những trường hợp được hoàn thuế phổ biến, áp dụng với dự án đầu tư mới đang trong giai đoạn đầu tư có số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua để đầu tư chưa được khấu trừ hết.

Nếu bạn đang tìm một đơn vị đồng hành lâu dài, hiểu đúng luật và làm việc minh bạch, An Phúc sẵn sàng khảo sát tình hình thực tế và gửi báo giá phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn.