Những kỉ luật trong doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo cần nắm rõ
“Kỷ luật” – một khái niệm khô khan nhưng lại là phẩm chất không thể thiếu để đảm bảo thành công cho bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào. Một cá nhân không thể thành công nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. Một tổ chức / doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động.
Những kỉ luật trong doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo cần nắm rõ
Thông qua bài viết này, dịch vụ Kế Toán An Phúc đã tổng hợp và cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về kỷ luật, mục đích của kỷ luật là gì, các khía cạnh khác nhau của kỷ luật nhân viên và làm thế nào để thiết lập kỷ luật trong doanh nghiệp thông qua những con số sau đây:
Kỷ luật trong doanh nghiệp
Là hành vi có trật tự của các thành viên trong việc tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức vì họ mong muốn hợp tác hài hòa trong việc chuyển tiếp kết thúc mà nhóm có. Lý do cơ bản khi áp dụng các hình thức kỷ luật trong doanh nghiệp là để ngăn chặn hoặc sửa chữa những tình huống bất lợi cho công ty. Về cơ bản, kỷ luật là một hình thức đào tạo nhân sự.
Mọi tổ chức đều muốn nhân viên của mình thực hiện hành vi phù hợp với hệ thống đã quy định để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nếu không có kỷ luật, sẽ xảy ra sự hỗn loạn, sai sót, tham nhũng và phản kháng trong tổ chức. Nói tóm lại kỷ luật ngụ ý sự vâng lời, trật tự và duy trì sự phục tùng đúng đắn của con người trong một tổ chức.
Có hai khái niệm về kỷ luật: khái niệm tích cực và khái niệm tiêu cực:
- Kỷ luật tích cực có nghĩa là các cá nhân tự ý thức và có trách nhiệm tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức đề ra. Điều này hoàn toàn có thể đạt được khi quản lý áp dụng các nguyên tắc của động lực tích cực cùng với sự lãnh đạo phù hợp. Kỷ luật tính cực liên quan mật thiết đến việc tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp mà trong đó các nhân viên tự hình thành các quy tắc cho bản thân mình.
- Kỷ luật tiêu cực được gọi là kỷ luật trừng phạt. Theo đó những hình phạt sẽ được áp dụng nhằm buộc người lao động phải tuân theo các quy định vốn có của doanh nghiệp. Tất nhiên mục tiêu của việc này là nhằm đảm bảo nhân viên không vi phạm hoặc tái phạm quy định tổ chức. Những hành động của kỷ luật tiêu cực có thể là phạt tiền, khiển trách, giáng chức, sa thải,..
5 Mục tiêu của kỉ luật doanh nghiệp
- Có được sự sẵn sàng chấp nhận thực hiện mọi quy tắc, quy định hay những thủ tục của nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Phát triển giữa các nhân viên một tinh thần khoan dung và mong muốn tự rèn luyện bản thân.
- Đưa ra những phương hướng để nhân viên quyết định hành vi của cá nhân hoặc trách nhiệm trong các công việc của tổ chức.
- Tăng hiệu quả và tinh thần làm việc của nhân viên để năng suất của họ được đẩy mạnh, chi phí giảm và chất lượng sản xuất được cải thiện.
- Tạo ra một bầu không khí tôn trọng con người hoặc tôn trọng các mối quan hệ.
Kỷ luật là điều cần thiết cho sự vận hành trơn tru của một tổ chức để duy trì. Không có kỷ luật, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển.
Sự thành công của bất kỳ quy tắc kỷ luật nào đều phụ thuộc vào mức độ hợp tác giữa người sử dụng lao động và người lao động; dựa trên niềm tin vào động cơ của người khác; về việc thực hiện nghĩa vụ, về thái độ giác ngộ của nhà quản lý đối với nhân viên của mình và hiệu quả vượt trội của nó đối với các tổ chức.
Vai trò của kỉ luật trong doanh nghiệp
Chúng ta dễ dàng nhận thấy ngay cả trong một gia đình hoặc một tổ chức nhỏ cũng đều phải có những quy tắc hay nguyên tắc nhất định để có thể hòa hợp và tồn tại ổn định, vậy thì chắc chắn một doanh nghiệp sở hữu nhiều cá nhân cũng không thể hoạt động trơn tru nếu như không có kỷ luật.
- Từ quan điểm của một cá nhân:
- Kỷ luật cung cấp sự an toàn cho cá nhân trong tổ chức
- Tăng cường hiệu suất làm việc.
- Thúc đẩy rèn luyện năng lực bản thân và tạo ra cảm giác hài lòng với chính mình.
- Từ quan điểm của một nhóm làm việc:
- Đảm bảo đội ngũ làm việc nhóm hiệu quả và gắn kết hơn
- Bầu không khí kỷ luật là chìa khóa cho sự tiến bộ của toàn đội ngũ.
- Đảm bảo năng suất cao hơn, thúc đẩy trách nhiệm từ các cá nhân hoàn thành công việc để đạt mục tiêu của toàn nhóm nhanh và dễ dàng hơn.
- Nâng cao tinh thần và động lực cho nhân viên.
- Từ quan điểm của một tổ chức:
- Đảm bảo năng suất và chất lượng cao hơn.
- Giúp một tổ chức đạt được lợi nhuận tối đa.
- Đạt được lợi ích toàn diện tốt hơn.
- Kiểm soát được sự lãng phí và tối ưu hóa những chi phí của doanh nghiệp.
- Phát triển và củng cố văn hóa doanh nghiệp
Yếu tố gây ra sự vô kỉ luật
Chính doanh nghiệp gây ra sự vô kỷ luật trong nhân viên của mình:
- Nguyên nhân trước tiên là do chính ban lãnh đạo công ty không làm gương, vô kĩ luật chính bản thân mình dẫn đến các nhân viên áp dụng theo. Lãnh đạo công ty là tấm gương sáng để nhân viên công ty
- Ngay từ bước tuyển nhân sự, doanh nghiệp đã không đánh giá được các đặc điểm tính cách ở ứng viên như thái độ hợp tác, lòng vị tha, tính ham học hỏi,… dẫn đến việc một số nhân viên sau khi đi làm thì bắt đầu bộc lộ những khía cạnh tính cách tiêu cực, điển hình là coi thường những quy định của tổ chức, có thể thách thức bất kỳ quyết định nào từ quản lý, từ đó dần vi trở thành một người vô kỷ luật.
- Một doanh nghiệp thiếu đi bộ quy tắc ứng xử sẽ khiến nhân viên mất phương hướng về hành vi, điều này trực tiếp gieo nên những hạt giống vô kỷ luật trong tổ chức.
- Khi một nhân viên làm việc ở một lĩnh vực mình không phù hợp, công việc đối với họ sẽ trở nên vô vị, những hành động thiếu trách nhiệm xảy ra là điều khó tránh khỏi.
- Với việc đi theo chủ nghĩa độc đoán và không đủ năng lực quản lý, nhà lãnh đạo sẽ trở nên không còn đáng tin trong mắt cấp dưới của mình, điều này trực tiếp gây nên sự vô kỷ luật giữa các nhân viên.
- Việc sử dụng thái quá và bừa bãi các quy tắc kỷ luật sẽ gây nên tác dụng ngược đối với nhân viên, từ đó sự vô kỷ luật sẽ hình thành trong một nhóm người luôn có động thái và suy nghĩ phản động.
- Một số nhà quản lý thường sử dụng phương pháp thiết lập mạng lưới gián điệp. Điều này vô hình trung biến bầu không khí làm việc trở nên khó chịu vì sự chia rẽ nội bộ giữa các nhân viên.
- Việc đánh giá hiệu suất thiên vị của các nhà quản lý dựa trên một vài khía cạnh như tín ngưỡng, màu sắc, giới tính, tôn giáo hay khu vực sinh sống sẽ thúc đẩy cảm giác tồi tệ và bất công giữa các nhân viên, đỉnh cao của điều này là cách xử sự vô kỷ luật.
- Thiếu cơ chế giải quyết khiếu nại sẽ làm nản lòng, gây thất vọng và mất lòng tin của nhân viên đối với nhà quản lý – tất nhiên cũng là lí do gây ra sự vô kỷ luật.
Hình thức kỉ luật nhân viên
Kỷ luật nhẹ
- Khiển trách bằng miệng:
Người giám sát hoặc quản lý khi thấy hành vi vi phạm có mức nghiêm trọng nhẹ thì có thể đưa ra lời cảnh cáo bằng cách bày tỏ sự không tán thành của bản thân trong hành vi của nhân viên. Ví dụ bắt gặp nhân viên ngủ trong giờ làm việc hoặc hút thuốc tại nơi làm việc. Cảnh báo bằng lời nói phải luôn luôn được thực hiện một cách bình tĩnh, khách quan và riêng tư.
- Khiển trách bằng văn bản:
Cảnh cáo bằng văn bản thường yêu cầu nhân viên ký tên và thừa nhận việc đã nhận được cảnh cáo, bất kể họ có đồng ý với nội dung cảnh báo hay không. Nếu nhân viên từ chối ký, người quản lý hoặc giám sát viên khác nên được gọi làm nhân chứng để quan sát rằng nhân viên đã được đưa ra cảnh báo và từ chối ký tên và nhân chứng đó nên ký vào cảnh cáo.
- Kỷ luật bằng cách đình chỉ:
Được áp dụng với các hành vi vi phạm nhẹ. Việc đình chỉ có thể kéo dài một vài ngày. Nhân viên vẫn được trợ cấp sinh hoạt phí trong thời gian đình chỉ và hầu hết lương cũng sẽ không được trả. Trong một vài trường hợp đặc biệt, người quản lý có thể yêu cầu nhân viên một ngày nghỉ việc mà vẫn được trả lương như một cách khuyến khích nhân viên nghĩ về việc làm của bản thân và tự đưa ra cam kết với bản thân.
Kỷ luật nghiêm trọng
- Cắt giảm lương
– Giảm mức lương bậc lương
– Giảm thưởng
– Gia hạn thời gian tăng lương
– Giảm phúc lợi xã hội - Giáng chức
Khi nhân viên chứng tỏ mình không phù hợp với công việc hiện tại mình đang nắm giữ, họ bị hạ cấp xuống một công việc thấp hơn với mức lương và trách nhiệm thấp hơn. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng về tinh thần và động lực của nhân viên.
- Đình chỉ tạm thời chờ kết luận từ điều tra
Nó được áp dụng cho hành vi nghiêm trọng. Tiền lương thường xuyên bị giữ lại trong suốt thời gian điều tra. Việc đình chỉ thậm chí có thể kéo dài hơn vài tháng cho đến khi hoàn thành cuộc điều tra. Nhân viên chỉ được trợ cấp sinh hoạt phí trong thời gian đình chỉ.
- Sa thải
Dành cho hành vi vi phạm nghiêm trọng liên quan đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp,.. Việc sa thải cũng đi liền với việc danh tiếng bị ảnh hưởng, họ có thể sẽ gặp khó khăn khi xin việc ở nơi khác.
Kỷ luật trong doanh nghiệp không đồng nghĩa với một chế tài xử phạt hay phong cách lãnh đạo chuyên chế. Nó đề cập tới việc làm thế nào để xây dựng được một môi trường làm việc an toàn và thoải mái cho cả nhân viên và nhà quản lý. Kỷ luật doanh nghiệp hoạt động tốt nhất khi đã có sẵn niềm tin giữa nhà quản lý và nhân viên. Nền tảng này khởi nguồn từ những cuộc giao tiếp rõ ràng và được trau dồi xuyên suốt quá trình làm việc chung trong doanh nghiệp.
Để duy trì trật tự và sự tôn trọng lẫn nhau tại nơi làm việc, một doanh nghiệp cần thiết phải tạo dựng một kỷ luật doanh nghiệp đầy đủ, rõ ràng, hữu ích, chính thống và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Hi vọng những thông tin chúng tôi cung cấp ở trên sẽ giúp bạn có cái nhìn cận kẽ hơn về tầm quan trọng của kỉ luật đối với doanh nghiệp để từ đó tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, phát triển giữa các nhân viên với nhau.
Kế Toán An Phúc: Kế Toán – An Tâm – Hạnh Phúc chuyên thành lập doanh nghiệp, kế toán thuế, kiểm toán, pháp lý… Giúp doanh nghiệp kê khai thuế đầy đủ, đúng qui định và tiết kiệm tiền thuế, tiền phạt cho doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp yên tâm trong công tác sản xuất, kinh doanh. Cần thông tin liên hệ kế toán An Phúc để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Hỗ trợ giải đáp